Корпоративный мессенджер VS обычный: как спасти сотрудников от прокрастинации

Лупандин Игорь -

Внедрение корпоративного мессенджера может показаться избыточным – туда придется переводить всю команду, а еще подрядчиков и внешних специалистов. Расскажу, почему это не так.

Ранее самым популярным корпоративным мессенджером был Slack, но 15 марта 2022 года сервис покинул РФ. По данным РБК, еще с 12 марта стали поступать отзывы от российских пользователей, что их рабочие пространства удалили без предупреждения. Одной из таких компаний стал «Сбер» – представьте масштаб трагедии, когда огромная корпорация лишается длинного хвоста деловой переписки.

После того, как зарубежные корпоративные мессенджеры ушли из РФ, их пользователи перешли в Telegram и WhatsApp, которые имеют свои недостатки. При использовании сторонних сервисов в работе нужно быть уверенным, что ваши данные всегда будут доступны и защищены. Поэтому мы советуем российский корпоративный мессенджер Compass и будем рассматривать все преимущества на его примере.

Для команды до 10 человек все функции мессенджера бесплатны, далее – от 59 ₽ за человека. В Compass удобно работать не только внутри компании, но и вести совместные проекты с клиентами, а также взаимодействовать с внешними подрядчиками. Еще на его основе можно создать закрытый курс образовательной платформы.

Но обо всем по порядку.

Содержание:

Преимущества корпоративного мессенджера

Человек не отвлекается от работы из-за личных переписок и инфоканалов

Если деловые переписки ведутся в Telegram или WhatsApp, работники с большей вероятностью будут отвлекаться на общение с близкими людьми или того хуже – думскроллинг. Ставить программы-трекеры как-то негуманно, но проблему нужно решать.

Использование корпоративного мессенджера поможет не отвлекаться на другие сервисы.

По данным опроса от Pew Research Center, в котором участвовало 2 003 человека, 34 % людей используют соцсети на работе, а 56 % работников, которые используют соцсети, согласны с тем, что они отвлекают. Telegram – та же соцсеть, особенно теперь, когда в него добавили Истории.

Рабочее пространство корпоративного мессенджера Compass, в котором будут только деловые переписки

Информация не хранится на стороннем сервере

В обычном мессенджере вы не контролируете безопасность данных и доступ к ним посторонних людей.

У обычных мессенджеров есть 4 проблемы:

  • Сервисы имеют доступ к данным и могут их читать. Тот же Slack лишил компании возможности пользоваться сервисом, но при этом не стал удалять их данные. Lenta.ru пишет, что WhatsApp в 2021 году обвинили в чтении всех переписок.

Решение: корпоративный мессенджер Compass пригоден для работы в локальной сети, его можно установить на сервер предприятия. Для этого нужно сделать запрос в техподдержку сервиса.

  • Данные из сторонних сервисов могут угнать. Злоумышленники могут получить доступ к профилю Telegram или WhatsApp, используя социальную инженерию и фишинговые технологии.

Например, на сайте Kaspersky рассказывают о реальной схеме, с которой у пользователей угоняли телеграм-аккаунты. Людей просили пройти по ссылке для голосования – с «левых» аккаунтов или со взломанных аккаунтов друзей. На сайте нужно было указать данные своего профиля в Телеграме.

Таких схем много. Например, вам может встретиться бот, который попросит вас для каких-то целей ввести код из SMS или push-уведомления, присланного Telegram.

Решение: в Compass все сотрудники и клиенты добавляются по ссылкам-инвайтам. Риск нарваться на злоумышленника уменьшается в разы – разве что его пригласит сотрудник с правами раздачи инвайтов.

Можно создать ссылку с ограниченной активностью по времени или количеству участников рабочего пространства
  • Данные могут остаться у уволенного сотрудника. Он может захотеть по каким-то причинам раскрыть данные. Чтобы лишить сотрудника данных, его придется вручную удалять из всех чатов, связанных с работой, а их может быть много. Более того, у сотрудника останутся деловые переписки в личных чатах и те чаты, что создал он сам.

Решение: несмотря на то что в Compass аккаунт привязывается к мобильному номеру, сотрудника можно уволить в два клика – все данные останутся при компании. Номер больше нигде использоваться не будет.

Даже если в будущем вы передумаете и добавите сотрудника с тем же профилем в рабочее пространство, он не будет иметь доступ к старым данным

Также в Compass можно настроить приватность – например, запретить некоторым пользователям скачивать данные.

В Compass есть гибкие настройки возможностей отдельных пользователей в рабочем пространстве

В Compass можно настраивать роли, что позволяет ограничить права у сотрудников без доступа к определенной информации.

  • Сервис может быть недоступен и может даже утратить данные. Такие гиганты, как Telegram и WhatsApp, работают на базе большой и сложной инфраструктуры. Из-за этого в системах сервисов периодически возникают сбои. Например, вот о глобальном сбое в WhatsApp пишет РБК, а о глобальном сбое в Telegram пишут «Ведомости».

Решение: в Compass используются серверы, устойчивые к падениям. Поскольку сервисом не пользуются десятки миллионов людей, риск сбоя у него гораздо меньше. Если установить Compass на собственный сервер, качество связи будет контролироваться самой компанией.

Корпоративные мессенджеры обладают плюс-минус теми же возможностями, что и обычные мессенджеры, плюс уникальными функциями, полезными именно для бизнеса. Докажу это на примере Compass, который регулярно обновляют, внедряя в приложение новые опции.

Я установил версию приложения, которую обновили неделю назад

Покажу, как начать работу в Compass, и перечислю все его возможности.

Как начать работу в корпоративном мессенджере Compass

Compass поддерживает все популярные ОС – можно скачать его для Windows, macOS, Linux, а также на мобильные iOS и Android. Скачать и установить Compass на смартфон можно через официальные аппсторы: Apple AppStore, Google Play и App Gallery.

Веб-версии у приложения нет, но десктопные версии ПО работают ничуть не хуже, чем у WhatsApp и Telegram. К тому же есть некоторое преимущество и в том, что это отдельная программа, а не просто вкладка в браузере по соседству с Ютубом.

Демонстрировать работу Compass буду на примере приложения для Windows. Все по большей части работают за компьютерами, а Windows является самой популярной десктопной ОС.

После установки Compass попросит ввести номер телефона, чтобы привязать к нему аккаунт. Зарегистрироваться можно как в десктопной, так и в мобильной версии. Номер телефона используется исключительно для привязки аккаунта – другие пользователи Compass не будут его видеть.

Регистрация в Compass

После регистрации вы попадете в главный чат компании. Туда автоматически попадают все участники рабочего пространства – создатель рабочего пространства может использовать его для важных анонсов. В нем можно посмотреть обучающее видео по работе с Compass, а также создать пригласительную ссылку для людей, с которыми вы работаете.

Рабочее пространство Compass, в которое вы попадете после привязки мобильного номера

Для быстрой рассылки инвайтов другим людям в чате есть кнопка «Пригласить участников». При ее нажатии откроется меню с настройками пригласительной ссылки.

Можно создать как массовую ссылку для приглашения группы людей, так и уникальную – для приглашения одного участника. Массовую ссылку можно ограничить по времени или количеству регистраций. Также можно включить опцию «Подтверждение администратора», чтобы дополнительно модерировать заявки на вступление.

Важно: другие пользователи добавляются по инвайту не в ваш френд-лист, а в конкретное рабочее пространство. Для добавления пользователей в другие рабочие пространства нужно будет сначала создать новое рабочее пространство, а уже оттуда создать новую ссылку для приглашения пользователей. Это удобно: контакты, которые относятся к разным проектам, не путаются друг с другом.

Меню для создания пригласительной ссылки в Compass

На регистрацию в Compass и отправку пригласительных ссылок ушло не более пары минут. После того, как приглашенные пользователи зарегистрируются в приложении, можно начинать работу.

Далее перечислю все возможности Compass, чтобы вы могли сравнить его функционал с другими мессенджерами. Или посмотрите видео на официальном канале Compass на YouTube – там наглядно показывают, как применять ту или иную функцию.

Возможности отечественного корпоративного мессенджера Compass

Создание отдельных рабочих пространств с уникальными настройками приватности

Пользователи Compass могут создавать бесчисленное количество рабочих пространств, чтобы работать в них над разными проектами с разными людьми. В рабочем пространстве можно создать неограниченное количество рабочих чатов. Также рабочее пространство можно кастомизировать: поставить аватарку, давать права для администрирования другим участникам и настроить опции приватности.

Какие возможности можно отключить в рабочем пространстве Compass:

  • скачивание видео;
  • пересылку сообщений;
  • запись голосовых сообщений;
  • самостоятельную настройку профиля участником;
  • поиск других участников по никнейму;
  • показ списка участников группы;
  • общение в ЛС;
  • создание дополнительных групп участниками;
  • аудио- и видеозвонки между участниками.

Также для участников рабочих пространств можно создавать бейджи, в которых указывать должности.

Чтобы участником было проще ориентироваться между собой, их профили можно выделить дополнительными бейджами

Возможности для коммуникации в Compass

За счет продвинутого функционала качество коммуникаций в Compass ничем не уступает общению в популярных мессенджерах.

Какие функции есть для общения в Compass:

  • аудио- и видеосвязь (без публичных созвонов);
  • быстрые реакции в виде смайликов на отдельные сообщения;
  • запись голосовых сообщений;
  • комментирование отдельных сообщений, чтобы структурировать деловую переписку;
Функции комментирования отдельных сообщений в рабочем чате нет ни в Telegram, ни в WhatsApp. Она позволяет разделять обсуждения разных тем в рамках одного делового чата и не путаться в них
  • отключение уведомлений;
  • возможность выделить чат как непрочитанный;
  • напоминания, привязанные к конкретному сообщению.
С функцией напоминания в Compass вы не забудете о важной задаче

Интеграция с чат-ботами

Compass поддерживает создание чат-ботов для расширения функциональности рабочего пространства. Чат-боты Compass умеют отправлять сообщения, добавлять реакции, отправлять файлы в чат и собирать данные об участниках рабочего пространства, а также могут интегрироваться со сторонними сервисами или приложениями. Бот добавляется в чат, чтобы другие участники могли пользоваться его функционалом.

На этом примере у чат-бота есть команды для формирования автоматизированных отчетов, выдачи информации о клиенте из базы данных и подсчета прибыли с налогами

Но у Compass есть и недостатки – надеемся, что их поправят в будущих версиях.

Чего не хватает в Compass:

  • групповых видеоконференций, доступны только видеозвонки между двумя пользователями;
  • веб-версии, которая все же может кому-то пригодиться;
  • встроенного фоторедактора для работы со скриншотами.

В остальном Compass и другие корпоративные мессенджеры лучше подходят для работы, нежели Telegram или WhatsApp. Они помогают сосредоточиться на задачах, защищают деловую переписку и предлагают лучшие условия для деловой коммуникации. Если вы решите внедрить корпоративный мессенджер в вашу работу, рекомендуем использовать Compass.

Читайте также: Аналоги иностранных приложений, сайтов и программ: 40+ сервисов для SMM-щиков и не только.