Редакция SMMplanner: как мы заменили Trello на Kaiten и сохранили выстроенные процессы

Когда привычный трекер перестает работать, а редакция выпускает десятки статей и рассылок — времени на паузу нет. Нужен инструмент, который без лишних заморочек заменит старый и не сломает выстроенные процессы.

Константин Рудов, главный редактор блога SMMplanner, рассказал, как редакции удалось безболезненно сменить систему управления задачами и продолжить работу без сбоев.

Содержание:

• О компании и блоге
• Как было устроено раньше — о работе редакции в Trello
• Как выбирали новый сервис
• Как мы выстроили работу в Kaiten
• Как пользовались автоматизациями и упрощали работу
• Что изменилось: команда сократилась, а Kaiten остался

О компании и блоге

SMMplanner — сервис отложенного постинга и управления контентом в соцсетях. Он помогает планировать, писать, оформлять и публиковать материалы. В нем есть инструменты для генерации контента с помощью шаблонов и нейросетей, автопостинг и аналитика.

У сервиса есть блог на сайте, где публикуются статьи о маркетинге в социальных сетях, обновлениях платформы, новостях индустрии и инфоповодах.

Как было устроено раньше — о работе редакции в Trello

Блогу сервиса уже больше 10 лет. Мы регулярно публикуем статьи, готовим email-рассылки и обучающие материалы. Я присоединился к руководству командой редакции 5 лет назад — с тех пор мы выросли со 100 тысяч читателей в месяц до 600 тысяч.

Чтобы управлять потоком производства контента, мы изначально выстроили процесс в Trello, создали канбан-доску и разбили ее на этапы:

1. Формирование тем. Я выкладываю новые темы в контент-план.
2. Передача в работу. Темы берет в работу выпускающий редактор, он же автор, который пишет статьи и проверяет материалы от гостевых авторов.
3. Проверка редактором. На этом этапе выпускающий редактор или я проверяем гостевые статьи.
4. Проверка SEO. Специалист проверяет, проработаны ли ключевые запросы, и вносит коррективы при необходимости.
5. Передача дизайнеру. На этом этапе он делает обложку к статье.
6. Верстка. Верстальщик собирает материалы на платформе.
7. Завершение работы. Готовые статьи попадали в колонку «Готово».

Но в один момент иностранный сервис перестал работать в России и нам пришлось искать замену, чтобы продолжить работу в привычном формате и без сбоев.

Читайте также: Сервисы для видеоконференций: лучшие решения 2025 года.

Как выбирали новый сервис

Главное, что я искал в новом сервисе, — чтобы он максимально напоминал Trello. Я к нему привык, да и не хотел сталкиваться со сложностями по выстраиванию работы с нуля.

Мне были важны несколько критериев:

• простой перенос данных в новую систему;
• понятный интерфейс, чтобы не пришлось тратить время на обучение команды;
• полноценный бесплатный тариф.

Я попробовал разные сервисы с канбан-досками, но остановился на Kaiten. Он подошел идеально. Решение о выборе новой системы принимал сам — просто на утреннем созвоне сказал руководителю, что мы переехали.

Сам перенос данных прошел легко: в два клика мы импортировали доску из Trello.

В Kaiten появилась та же структура, карточки, участники, сроки и вложения — ничего не потерялось. Мы просто продолжили работу, как будто ничего и не менялось.

Еще один плюс: мы используем бесплатный тариф — он полноценный и без ограничений по количеству участников. Его хватает для работы редакции, так что мне не пришлось даже запрашивать бюджет на переход в новый сервис.

Как мы выстроили работу в Kaiten

Сам процесс остался таким же, как в Trello: та же доска, разделенная на колонки-этапы, по которым перемещаются карточки. Каждая их них — это статья, рассылка или другой контент, который проходит путь от идеи до публикации.

Карточка передвигается по колонкам:

• «Темы» — сюда я добавляю идеи для будущих материалов.
• «В работе» — здесь контент над которыми уже работают авторы.
• «На проверке» — текст сначала смотрит редактор, потом SEO-специалист.
• «Иллюстрирование» — на этом этапе подключается дизайнер, чтобы сделать обложку.
• «Верстка» — верстальщик собирает статью на сайте.
• «SMM.school» — отдельная колонка под статьи для онлайн-школы, чтобы верстальщик не путался куда добавлять материал.
• «Опубликовано» —  отсюда карточки уходят в архив.

Такой формат производства контента помогает видеть, на каком этапе материал, где он завис и кто сейчас с ним работает. Все в одном окне.

Как пользовались автоматизациями и упрощали работу

Когда мы только переехали в трекер — активно пользовались автоматизациями.

Например, при добавлении карточки в колонку «В работе», появлялся чек-лист с важными задачами для автора: прописать мета*-теги, отметить участников, указать дедлайн и другие. Это помогало новичкам быстро освоиться и подстроиться под правила редакции.

Еще одна настройка — при перемещении карточки в следующую колонку в нее автоматически добавлялся ответственный сотрудник.

Также на доске у нас была отдельная колонка с полезными ссылками. В ней мы хранили редполитику и другие полезные материалы.

Позже мы убрали автоматизации и колонку со ссылками, потому что состав редакции сократился и стал постоянным. Лишние отметки и поля только создавали визуальный шум и мешали работе.

Из встроенных удобств сейчас мы используем метки в карточках: с их помощью разделяем гостевые и редакционные статьи, а также помечаем статус оплаты и другие важные детали.

Читайте также: Как работать с авторами: практическое пособие.

Что изменилось: команда сократилась, а Kaiten остался

Примерно в одно время с переходом на Kaiten изменились количество и качество выпускаемого контента. Мы стали делать 10–15 материалов в месяц вместо 20–40, оставив только самые охватные темы. При этом структура работы осталась такой же, средний лидтайм на одну карточку — около недели.

Переход на Kaiten оказался быстрым: на весь переезд и адаптацию ушел один день. Команда не потеряла ни одной задачи, не пришлось останавливать работу или перестраивать процессы. Мы просто продолжили выпускать материалы в том же ритме.

Я ценю понятные сервисы — и Kaiten оказался именно таким. Мне не нужно вникать в сложные настройки: базовых функций хватает для работы редакции.