SMM-специалисты активно используют Google Таблицы для составления контент-планов и подготовки отчетов. Это действительно мощный инструмент. И если вы пользуетесь им только для того, чтобы внести данные ручками, настроить форматирование и показать клиенту, у нас плохие новости — вы не используете и десятую часть функционала электронных таблиц, упуская возможность автоматизации работы с данными.
В статье разбираемся, как настроить и автоматизировать импорт данных в Google Таблицы и что с этими данными можно делать дальше.
Содержание:
Импортируем данные в Google Таблицы из разных источников
Рассмотрим обмен данными между разными документами Google Таблиц, а также импорт данных из Excel, Google Analytics и соцсетей.
Другая Google Таблица
Перенести данные из одной Google Таблицы в другую можно простой операцией «Ctrl+с — Ctrl+v». Однако когда нужно, чтобы при изменении данных в исходной таблице, цифры в новой тоже менялись автоматически, этот вариант не подойдет. Поэтому рассмотрим другой способ.
Когда пригодится. Когда вам нужно обрабатывать и использовать в формулах данные из таблицы, которую вы не можете редактировать. И эти данные периодически обновляются.
Например, у клиента в Google Таблицах есть отчет по посещаемости и конверсиям сайта. Вам нужны эти свежие и актуальные данные, чтобы считать эффективность SMM, но делать это в той же таблице вы не можете — доступ на редактирование не дают.
Тогда можно настроить импорт данных из клиентской таблицы в свою с отчетом по SMM.
Как импортировать. Для обмена данными между разными документами в Google Таблицах используется функция:
=IMPORTRANGE(url_таблицы;диапазон)
Параметры:
- url_таблицы — ссылка на таблицу в кавычках или адрес ячейки, в которой прописана эта ссылка;
- диапазон — диапазон ячеек, из которого нужно импортировать данные, тоже указывается в кавычках-лапках. По умолчанию — с первого листа. Если нужные данные находятся на другом листе, прописываем название: «Лист1!A1:C9».
Чтобы импортировать данные из таблицы, копируем ссылку на нее и записываем нужный диапазон. Затем переходим в свою таблицу и в нужной ячейке прописываем формулу.
Если вместо данных в ячейке с формулой вы видите ошибку «#REF!», значит у новой таблицы нет доступа к исходному листу. Просто наведите мышь на ячейку с формулой, кликните «открыть доступ» и данные появятся.
Теперь вы можете работать с этими данными, использовать их в расчетах. И если в исходной таблице что-то изменится, в вашей все поменяется автоматически, а все формулы пересчитаются с учетом новых цифр.
Читайте также: Google Документы для SMM-специалиста: зачем нужны и как в них работать.
Excel
Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее Google Таблиц и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.
Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности Google Таблицы выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в Google Таблицы возникает частенько.
Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в Google Таблицы напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.
Как импортировать. Алгоритм предельно прост:
- Открываем меню «Файл» → пункт «Импортировать».
- Переходим на вкладку «Загрузка» и перетаскиваем или выбираем нужный файл на компьютере.
- Выбираем, как именно нужно загрузить данные — создать новую таблицу, вставить листы, добавить на текущий лист — всего 6 вариантов. Затем кликаем «Импортировать данные».
Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.
Google Analytics
Система веб-аналитики собирает данные о посещаемости сайта, поведении и действиях пользователей — просмотры страниц, источники трафика, внутренние переходы, время на сайте, заполнение форм и т. д. Все это необходимо SMM-специалисту, чтобы более точно, прозрачно и на языке бизнеса оценивать эффективность продвижения. Чаще стоит задача импортировать данные в Google Analytics, но иногда требуется выгрузить их оттуда, в том числе — в Google Таблицы.
Когда пригодится. Когда всю работу со статистикой по SMM вы ведете в Google Таблицах и, чтобы посчитать стоимость лида или построить систему сквозной аналитики, нужны данные по конверсиям и другим показателям.
Как импортировать. Сделать это можно двумя способами — через функцию экспорта в Google Analytics и специальное дополнение для Google Таблиц. Рассмотрим оба варианта
- Экспорт из Google Analytics. Прежде чем выгружать данные, настройте нужный отчет — добавьте в таблицу все необходимые параметры и показатели, настройте фильтры.
После этого откройте меню «Экспортировать» и выберите пункт Google Таблицы.
В открывшейся вкладке кликните “Import the data”.
По клику в той же вкладке откроется созданная таблица с данными отчета. Дальше можно будет отформатировать и настроить внешний вид, прописать формулы и посчитать дополнительные показатели.
- Импорт с помощью дополнения. Первым делом установим приложение: меню «Дополнения» → пункт «Установить дополнения».
В открывшемся каталоге найдите приложение Google Analytics.
Перейдите на страницу приложения, кликните «Установить» и дайте разрешение на установку, выбрав email, у которого есть доступ к нужному аккаунту Google Analytics.
Теперь можно переходить к импорту. Откройте «Дополнения» → Google Analytics → Create new report.
Теперь нужно настроить параметры импорта:
- Название отчета.
- Аккаунт, ресурс и представление.
- Показатели, параметры и сегменты.
Получаем вот такую табличку. В ней при необходимости можно добавить параметры и показатели, настроить фильтры, сегменты и период, за который хотим получить данные. Проверяем или вносим изменения, а затем открываем меню «Дополнения» → Google Analytics → Run reports.
Если нужно поменять что-то в настройках импорта — добавить параметры и показатели, изменить даты или представление, по данным которого сформирован отчет — просто возвращаемся на предыдущую вкладку и вносим изменения в таблицу.
Прелесть этого метода не только в том, что мы можем точечно настроить нужные параметр, показатели, сегменты и фильтры, но и в автоматизации. Отчет, сформированный через дополнение, может обновляться автоматически, подтягивая свежие данные из Google Analytics.
Чтобы настроить автоматическое обновление, перейдите «Дополнения» → Google Analytics → Schedule reports. В диалоговом окне поставьте галочку напротив «Enable reports to run automatically», укажите периодичность и время обновления, кликните Save.
Читайте также: Большой гайд по Google Data Studio: обзор возможностей и инструкции по настройке.
Соцсети
Выше мы упоминали, что статистику рекламы из ВКонтакте можно выгрузить в Excel, а затем импортировать этот файл в Google Таблицы. Это быстрее, чем переносить данные из Рекламного кабинета в ячейки ручками, однако есть один существенный минус — способ не автоматизирован. За каждый новый период вам придется заново скачивать xls-файл и загружать в отчет. И так для каждой соцсети.
Поэтому мы рассмотрим другой вариант, который позволит автоматизировать импорт данных в Google Таблицы изо всех нужных соцсетей сразу.
Когда пригодится. Для анализа эффективности продвижения, подготовки отчетов для клиентов и расчета дополнительных показателей, вроде стоимости лида с таргетированной рекламы.
Как импортировать. Так же как и в случае с Google Analytics для этого используется дополнение. Подходящих инструментов в каталоге Google Таблиц несколько. Мы будем показывать на примере DataFan.
Чтобы пользоваться дополнением, нужно зарегистрироваться в DataFan и связать аккаунты с сервисом. Другие дополнения работают по аналогии.
Переходим в таблицу, запускаем расширение и авторизуемся.
При первом запуске дополнение потребует авторизацию. Кликаем «Авторизация» и затем в открывшемся окне – Authorize, если регистрировались в сервисе на тот же адрес электронной почты. Если нет, нажмите Change User и пройдите авторизацию через логин и пароль или другой Google-аккаунт.
В колонке справа появится набор данных или наборы – в зависимости от тарифа и количества доступных отчетов. Выберите проект, период данных и выгрузите в таблицу.
Перейти в «Таблицы» можно напрямую из приложения DataFan. В разделе коннекторы выберите соответствующий сервис, появятся кнопка перехода для создания отчета и инструкция, как создать отчет Google Sheets через DataFan.
Данные отчета подгрузятся в таблицу, и с ними можно будет работать — форматировать внешний вид, фильтровать, использовать в расчетах или экспортировать дальше в другие инструменты.
Читайте также: Как проанализировать эффективность интернет-маркетинга в Google Looker (Data Studio).
Работаем с данными в Google Таблицах
Чаще всего данные в Google Таблицы импортируют не для того, чтобы просто получить их в табличном виде, а чтобы как-то работать с ними дальше — рассчитывать нужные показатели, создавать срезы, экспортировать в другие инструменты аналитики и делать выводы. Вот какие функции для дальнейшей работы с данными можно использовать в Google Таблицах.
Сортировка, фильтры и срезы
Это простейшие операции с данными, которые позволяют:
- найти наиболее удачные решения — например, популярные посты или промопосты с минимальной стоимостью лида;
- отобразить только те данные, которые нужны на данный момент — например, посты с определенным показателем вовлеченности или количеством комментариев;
- найти посты, посылы и форматы, которые сработали хуже всего.
Это лишь некоторые задачи, которые можно решать с помощью срезов, сортировки и фильтров.
Все инструменты находятся в меню «Данные».
Сортировка — позволяет отсортировать данные по любому столбцу от большего к меньшему, от А к Я и наоборот.
Фильтры. Для фильтрации данных используются два инструмента — «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Если использовать первый, фильтры и отфильтрованные данные увидят все, кто работает над документом, если второй — только вы.
Фильтровать данные можно по:
- Условию — например, можно отобразить посты с вовлеченностью меньше 5 %.
- Значению — например, отобразить статистику только по отдельным типам контента.
- Цвету текста и заливки — удобно, например, когда используете условное форматирование.
Срезы. Сравнительно новый инструмент. Позволяет создать срез, который будет фильтровать данные по заданным условиям и применяться ко всем диаграммам и сводным таблицам, использующим один набор данных. Пригодится, когда в Google Таблицах готовится большой полноценный отчет по SMM, например, чтобы менять периоды времени или отображать данные по отдельным соцсетям.
Условное форматирование
Опция позволяет настроить внешний вид данных — начертание, цвет текста и заливки — в соответствии с заданными условиями. Например, можно подсветить цветом промопосты, которые не принесли конверсий или принесли вступления дороже определенной суммы. Или использовать градиент, чтобы визуализировать рост количества подписчиков.
Чтобы создать правильно, откройте «Формат» → «Условное форматирование» и задайте правило форматирования в открывшейся справа панели.
Читайте также: Google Таблицы: гайд для маркетологов и SMM-щиков.
Сводные таблицы
Инструмент позволяет структурировать и обобщить большой массив данных так, чтобы мы смогли сделать выводы и получить ответы на свои вопросы.
Например, у нас есть отчет по размещениям у блогеров за полгода, который мы выгрузили из Google Analytics. В нем есть данные о переходах на сайт, конверсиях с таких переходов и даже последующих покупках. Данных много — мы использовали разные посылы и посты, акции и лид-магниты, размещались у одного и того же блогера по несколько раз. При этом каждый блогер, посыл, акция и даже отдельны пост строго структурировано размечены UTM-метками. С помощью сводной таблицы, мы сможем посмотреть:
- Размещения у какого блогера суммировано принесли больше конверсий.
- Какой посыл сработал эффективнее в плане стоимости клика и конверсии.
- На что люди лучше реагировали — на акции или на лид-магниты и т. д.
Чтобы сделать сводную таблицу, перейдите «Данные» → «Создать сводную таблицу», выберите нужный диапазон данных и укажите, где разместить таблицу — на новом или текущем листе.
После этого на заданном листе появится заготовка сводной таблицы, а в правой части экрана — панель настроек. Осталось выбрать столбцы и строки, данные из которых мы хотим обобщить и при необходимости настроить фильтры. Например, мы можем для строк сводной таблицы выбрать значения столбца с UTM-метками, которыми мы размечали отдельных блогеров, а для поля значений — столбец с конверсиями по каждому размещению. Тогда в сводной таблицы просуммируются конверсии по всем блогерам, и мы увидим, кто принес больше.
Сводные таблицы кажутся сложным инструментом. На самом деле достаточно понять принцип работы, и тогда по аналогии можно строить таблицы, чтобы искать ответы на самые разные вопросы.
Вот, пожалуй, и все. Надеемся этот материал поможет разобраться и понять, что для детальной аналитики в SMM необязательно использовать сложные и дорогие инструменты. Хорошо настроенного отслеживания трафика, немного автоматизации и понимания, что и зачем нужно считать, будет вполне достаточно.
Статья обновлена. Первая публикация: 24 февраля 2021 года