Календарь vs to-do лист

В тайм-менеджменте пока не придумали ничего лучше, чем разработанная Дэвидом Алленом система GTD. Списки дел - основной элемент этой системы. При этом многие успешные люди не используют списки дел для повышения своей продуктивности, а полагаются только на календарь. Разберемся, какие недостатки есть у обоих методов.
 

Привязанность ко времени

У задач в списках нет привязанности ко времени. Они планируются на месяц, неделю и день, а очередность выполнения зависит от приоритета - сделать сегодня (срочно и важно), перенести на завтра (важно и не срочно), сделать потом (неважно и не срочно). При этом конкретных дедлайнов или времени, затраченного на работу, в списках обычно не учитывают. В итоге получается, что важное дело, требующее концентрации, прерывается не менее важно встречей, что вредит работе и выводит из себя.

В календаре спланирована и расписана каждая рабочая минута. Заранее проставляя встречи и задачи в привязке ко времени, легче концентрироваться и не придется прерываться.

С календарем удобнее пользоваться техникой Pomodoro. Стандартный временной отрезок в электронных календарях - 30 минут, те самые 25 минут концентрации на задаче и 5 минут отдыха. Заранее планируя сколько “помидор” понадобится на каждую задачу, составляется расписание на день.
 

Приоритетность

По правилам GTD каждую задачу разбивают на мелкие действия: позвонить, написать, встретиться. Их последовательное выполнение шаг за шагом приближает к закрытию всей задачи. Из-за этого to-do лист вырастает до нескольких десятков пунктов, хотя человеческой мозг способен адекватно воспринимать не больше 7.

Из разросшегося списка человек невольно выбирает самые простые задачи, которые не займут много времени, зато поднимут настроение, когда вычеркиваешь их из списка. Тяжелые и затратные по времени задачи постоянно откладываются. Прокрастинация не побеждена, хотя человек стабильно ставит галочки на очередном выполненном пункте.

В календаре приходится мыслить периодами, а не конкретными действиями. Ты не отвечаешь конкретному человеку на емайл, а отводишь себе 2-3 получасовых периода в день для разбора почты и ответов на письма. В промежутки между жестко привязанными ко времени действиями (встречи, проверки почты) легче спланировать другие задачи, зная время затраченное на их выполнение.
 

Гибкость

Не смотря на стремление добавить к каждой задаче десяток подзадач, to-do лист остается гибким инструментом. При внезапно образовавшейся срочной задаче ей ставится наивысший приоритет, при этом общий план от этого не страдает. Главное не давать списку разрастаться.

У календаря это слабое место. Ошибка в планировании затрачиваемого на задачу время или внезапное появление срочной задачи рушит всю структуру. Перенос одного дедлайна, как бульдозер, сгребает дедлайны других задач в кучу. Приходится тратить время на корректировку расписания или составления нового.
 

Психология

Списки привлекательны быстрым и наглядным вознаграждением. Дело вычеркнуто, галочка поставлена, мозг получает порцию эндорфинов - все довольны. Правда у медали есть обратная сторона - невыполненные задачи гнетут и вгоняют в депрессию, мысленно ты постоянно возвращаешься к ним и не можешь сконцентрироваться.

Сила календаря иногда становится слабостью. Поминутно расписанный день заставляет чувствовать себя роботом, способным только следовать плану. Да ещё постоянный дедлайны и боязнь ошибиться с планами. Если столкнулись с чем-то подобным, оставляйте в расписании больше времени на отдых между задачами.
 

Аналитика

Список задач - набор действий, который нельзя проанализировать, найти слабые места и устранить их. Возвращаясь к какому-нибудь дню через месяц, уже тяжело сказать, почему план на день был сорван.

Календарь наглядное и доступное описывает каждый день жизни. По нему можно увидеть в какой день или в какую часть дня эффективнее выполняются определенные задачи, укладываешься ли ты в сроки, какой дедлайн поставить задаче, похожей на старую, хватило ли запланированного времени в прошлый раз.
 

Итог

Похоже миллионеры и спортсмены не врут - у календаря практически нет слабых мест. Многое в этом инструменте зависит от грамотного планирования и соблюдения дедлайнов, что не всегда получается у новичков. А чем пользуетесь вы?

Автор статьи: Артём Смирнов