В статье СММщику-фрилансеру: учимся планировать день; я рассказывал о базисных вещах для планирования. Сегодня расскажу об инструментах, которые помогают мне в планировании.
Трело
Все мое планирование вертится вокруг Трело, тут мне удобно работать со связкой сервис Трело + бот Трело в Телеграме.
Система была бы идеальной, если Телеграм бот умел бы присылать уведомления о дедлайнах.
Телеграм бота можно быстро открыть и записать задачу. Появилась идея, дали задачу, обнаружил неполадки в статье и надо исправить — открываю Телеграм и пишу задачу, которая чаще всего улетает в лист «To Do».
Задачи по встречам, когда нужно кому-то позвонить или куда-то уехать и с кем-то встретиться отправляются в гугл-календарь, но об этом расскажу дальше.
В Трело веду два типа досок: доски хранения и доски контроля дел.
Доска хранения. Их много, для каждого серьёзного и долгосрочного проекта создаю доски, в которой храню контакты, файлы, инсайты, договора и прочее. Никогда не знаешь что может понадобиться, а потом искать это в десяти чатах и сотнях писем? Ну уж нет.
Доска контроля — одна доска, с которой я постоянно работаю, в ней листы «To Do» — что хочу сделать и тех дел, которые надо сделать в такие-то дни. Неделя разбита на двудневки, задачи из «To Do» перекочуют в лист двудневки, а потом в лист «Done». В двудневках размещаю и встречи, в карточках встречи удобно хранить ссылки на материалы и результаты встречи.
Все что я записываю в «To Do» — надо сделать. Не имеет значения важная это задача, относится она к клиентским проектам или это важное для работы, или это то, за что я ответственный, но сам не делаю, или это к стоматологу сходить. Все теги, бирки и прочее — лишнее усложнение, максимум что я делаю здесь, ставлю дедлайны, если по каким-то причинам нужно сделать к определенному сроку.
Почему листы разбит по двудневкам? Так все листы помещаются на одном экране и есть небольшая свобода: сегодня не хочу делать «Большую задачу», поэтому я сделаю «Четыре маленьких», а «большую» на завтра.
В карточках удобно складывать ссылки и файлы результатов работы, а ещё писать инсайты по работе.
Помидоро
Помидоро — техника фокусирования на одной задаче в течение нескольких минут. Запускаете таймер на 25 минут, за это время нужно делать работу не отвлекаясь на ерунду.
С помощью Помидоро я победил прокрастинацию и лень. Договариваюсь сам с собой, что если после одного помидора я не захочу продолжить работу, я могу делать всё, что захочу. Обычно после 10-15 минут я втягиваюсь и уже сам хочу работать дальше. Этот прием помогает, когда нужно писать большие и сложные статьи, которые все время отодвигаешь «на потом».
Я использую приложение Be Focused, горячими клавишами запускаю таймер, а перед работой прописываю в таймере, какие задачи хочу сегодня сделать. Так можно отследить эффективность выполнения задач.
После двух-трех сессий сфокусированной работы, могу вернуться в соцсети и проверить входящие.
Музыка
Экспериментируйте! Проверьте как работается под музыкой, под звуки природы и в тишине.
Мне комфортнее всего работать в тишине, музыка отвлекает, сбивает. Когда вокруг меня слишком шумно и мне сложно сфокусироваться, я включаю звуки моря или дождя, это помогает заглушить посторонние звуки.
Сервис, который составляет подборку музыки под настроение: inmood.ru
Звуки природы: 7room
Гугл-календарь
Трело — кайфовый, но не умеет пинать меня и показывать уведомления, для некоторых вещей это важно, поэтому я использую календарь.
Настроить напоминания в календарях
Зайдите в календарь, тапните на плюсик. Если хотите создать повторяющую напоминалку, выберите «Цель», если нужно напомнить о встрече, мастер-классе, вебинаре. «Мероприятие» — если нужно сделать какое-то дело «Напоминание».
Например, я могу запланировать позвонить клиенту, когда приду в кафе. Для этого я настраиваю напоминалку так, чтобы она сработала в геоточке кафе.
Создаете Цель — каждый день напоминать вам о «составлении списка дел» и вторую цель «проверить список». Теперь ваша задача продержаться хотя бы 21 день подряд, говорят, после этого привычка будет как родная.
Нажимая на кнопку «Сделано», вы показывает календарю, что выполнили задание. Если раскрыть получившееся напоминание, можно отследить процесс, как работали на этой неделе, в этом месяце.
Смотрите на скриншоты восемь и девять. Восьмерка — это только что сделанное напоминание про зарядку по утрам, девятка — это действующее напоминание учить английский каждый день. Прогресс есть, но не 100%.
Если перевести календарь на показ месяца, по зачеркиваниям можно быстро сделать вывод об успешности достижения цели.
Я начинал пользоваться календарь в 2012, тогда я работал в государственной организации по работе со студентами и каждый месяц отчитывался о проведенных мероприятиях, встречах и мастер-классах. Вспомнить в конце месяца о том, какой мастер-класс был третьго я не мог, поэтому использовал календарь, в котором хранил мастер-классы. Значки «+» ставил, если закрывал это мероприятие успешно.
Календарь умеет раскрашивать мероприятия в разные цвета, сейчас я это использую чтобы быстро понять, по какому проекту у меня больше всего созвонов.
Ремайндеры
Ремайндер — это приложение, в котором можно быстро записать какую-то заметку, а потом, заметка сама о себе напомнит. В Айфонах по-умолчанию стоит программа Reminders или «Напоминания» в русскоязычной локализации.
Все ремайндеры, что я пробовал, почти не отличаются друг от друга по функционалу и возможностям. Все умеют тегировать задачи, делать разные списки и синхронизироваться на разных устройствах. Поэтому выбор тут субъективный, я перечислил три, которые мне больше всего понравились, простые и быстрые.
Но вместо ремайндеров я предпочитаю использовать Гугл-календарь, который не умеет отображать список дел без напоминаний и целей.
Wunderlist. Вундерлист один из самых популярных кроссплатформенных ремайндеров с широкими возможностями: назначить теги, создать отдельные списки дел «Дом», «Работа», «Почитать» и т.д.
ToDoist. Ту Ду — не менее популярный, чем вундерлист, и похожий на него. Некоторые команда разработчиков используют Ту Ду в качестве CRM-системы.
Any.Do Эни ду — минималистичный ремайндер с простым интерфейсом.