Динамические отчеты DataFan: что это и в чем польза для предпринимателей

Максим Пащенко -

Динамическая отчетность помогает бизнесу расти – просто и понятно показывает, где необходимо сосредоточить ресурсы, а от чего полезнее отказаться.

Возможно, сотрудники с неохотой сообщают о плохих результатах, но именно эта информация может оказать самое большое влияние на будущий успех бизнеса. Возможно, слишком большой поток данных мешает разобраться в ситуации, но не все подряд данные необходимы для решения конкретной задачи.

В этой статье:

  • что такое динамический и статический отчеты;
  • как получать только нужные данные из соцсетей для принятия решений;
  • как не потерять данные из соцсетей и рекламных кабинетов, если прекратили сотрудничать со специалистами на аутсорсе;
  • и главное – как быстро и просто создать отчет в сервисе DataFan и решить проблемы из двух предыдущих пунктов.

Что такое динамический и статический отчеты

Статические отчеты содержат информацию о конкретном периоде времени. Чаще всего их используют для анализа исторических данных.

Например, ежедневные отчеты показывают статистику за день и помогают понять, что произошло. Они имеют дело с данными из прошлого и показывают, как изменился процесс и на чем сосредоточиться для лучших результатов.

Ежедневные статические отчеты предоставят нужную информацию в нужное время сотрудникам или команде. Плюс гарантируют, что все получат одну версию правды – это поможет принимать совместные решения и делать выводы.

Ежемесячная или еженедельная отчетность – еще один хороший способ использовать исторические данные. Статические отчеты покажут сотрудникам и менеджерам моментальные снимки их производительности, чтобы они могли разрабатывать долгосрочную стратегию.

Отчеты в режиме реального времени или динамические отчеты дают доступ к самой актуальной информации. Пользователь может взаимодействовать с данными с помощью интерактивных функций для проведения базового или расширенного анализа данных.

Динамические отчеты:

  • обновляют данные автоматически и без выходных;
  • доступны онлайн любому, у кого есть разрешение;
  • всегда актуальны;
  • ими легко делиться.

Динамическая отчетность помогает быстро реагировать на внезапные проблемы или изменения, благодаря доступу к данным по мере их появления. Это экономит время для всех: владельцев бизнеса, менеджеров, агентств и клиентов.

В чем разница между статическими и динамическими отчетами

Подробнее о различиях между динамическими и статическими отчетами:

статические отчеты динамические отчеты
хранят данные о конкретном периоде времени. их стоит сохранить для исторической справки по производительности. дают более глубокое понимание, чем статические, так как позволяют взаимодействовать с данными, а не просто просматривать. пользователь может принимать более взвешенные решения.
требуют извлечения данных из разных источников и анализа информации за более длительный период времени. это вызывает фрагментацию, требуются часы для просеивания данных. позволяют быстрее сравнить результаты и просмотреть показатели за широкий период времени – все данные собраны в одном месте. пользователь может быстрее принимать решения.
ориентированы на текст и лишены интерактивной функциональности. извлечение информации требует больше времени и усилий. ориентированы на визуальное восприятие. инструменты динамической отчетности позволяют настроить шаблон под конкретные задачи. пользователь более эффективно взаимодействует с данными, что приводит к лучшим результатам в бизнесе.

Статические отчеты основаны на важных бизнес-данных, поэтому имеют определенную ценность. Но динамические отчеты позволяют бизнесу выжать из данных все до последней капли: глубже изучить информацию, выявить потенциальные возможности, принять взвешенные решения и эффективно отреагировать на изменения.

В DataFan вы можете работать с динамическими отчетами или в пару кликов сохранять их в формате Excel, превращая в статические. Или использовать данные в Google Sheets, Power Bl, но давайте по порядку.

Построение отчетов в реальном времени в DataFan

DataFan собирает данные из 5 соцсетей и 4 рекламных платформ: ТикТок, ВК, Инстаграм*, Фейсбук*, Одноклассники, myTarget, VK Ads, Facebook* Ads, TikTok Ads.

После простой регистрации вы попадете в «Панель управления», где сразу сможете подключить паблик или рекламный кабинет. Или запустить слияние наборов данных из соцсетей и РК для просмотра информации в одном отчете. Подробнее об этом читайте в статье «Дашборды для сквозной аналитики и воронки продаж: гайд».

Вверху кликните «Подключить»…
…и выберите нужный набор данных

Теперь подождите, пока сервис соберет данные. Обычно это занимает от нескольких минут до пары часов. Все зависит от количества постов или объявлений.

Во время этого процесса необязательно держать сервис открытым. Вы можете получить уведомление о статусе сбора данных, если подключите бота в Телеграме. Нужно сделать всего 3 шага:

  • Зайдите в профиль DataFan.
  • Нажмите «Подключить» в разделе «Уведомления в Телеграм». Находится внизу страницы.
  • В Телеграме отправьте полученный персональный код боту DataFan_Notifier.

Когда данные собраны, отчет будет автоматически обновляться – частота зависит от выбранного тарифа. В бесплатной версии данные обновляются раз в сутки.

Теперь выберите подходящий шаблон, чтобы анализировать данные для конкретной задачи. Или самостоятельно отредактируйте шаблон динамического отчета в Google Data Studio (GDS): измените оформление, добавьте текстовую аналитику, свои графики и диаграммы.

Есть внутренние шаблоны DataFan и шаблоны, которые открываются сразу в GDS. Хотя, в GDS можно редактировать все шаблоны без исключения, в том числе – внутренние
Пример отчета для Инстаграма* по коммуникации и анализу аудитории. Данные о приросте подписчиков за выбранный период, информация о городах, странах, поле и возрасте аудитории, конверсиях

Выберите шаблон отчета для показа статистики постов или отчет за месяц с основными KPI, или статистику аккаунта по дням. Вы можете создать неограниченное количество отчетов для разных задач. Отчет можно скачать целиком в форматах PNG, JPG, PDF или Excel, или его определенную часть – в PNG или JPG.

Например, так выглядит фрагмент общего отчета о работе в соцсетях, где показана статистика лучшего времени для постинга. Любой фрагмент из отчета можно скачать в пару кликов и отправить нужному человеку

Отчет, созданный в GDS, можно скачать в формате PDF или поделиться ссылкой на готовый дашборд.

Еще про шаблоны DataFan читайте в статье «Готовые шаблоны SMM-отчетов: где взять и как пользоваться».

Как не потерять данные при работе со специалистами на аутсорсе

В DataFan вы можете создать отдельные проекты и открыть частный доступ специалистам. Или добавить клиента, чтобы он мог зайти и самостоятельно изучить нужные данные за интересующий период времени.

Перейдите в раздел «Проекты и команда» из левого бокового меню.

Здесь вы можете создать новый проект

Если продвигаете паблики разных брендов или запускаете рекламу из разных рекламных кабинетов – этот раздел сэкономит вам время. Удобнее и быстрее переключаться между проектами, а не искать нужный кабинет или сообщество в списке.

Но главное – это возможность совместной работы. Вы можете отправить приглашение на емейл специалиста и предоставить доступ к конкретному проекту.

Наделите приглашенного сотрудника полномочиями:

  • Администратора. Имеет право подключать к проекту новые паблики и аккаунты для создания отчетов.
  • Пользователя. Может только создавать отчеты.

Таким образом данные сообществ и РК всегда будут доступны, независимо от того, сколько команд поменяется за время работы над проектом.

Чем еще полезно построение отчетов в реальном времени для бизнеса

З способа улучшить возможности динамической отчетности:

  • Внедряйте работу с отчетами сверху вниз. Внедрение эффективных процессов отчетности зависит от высшего руководства. Инвестируйте в решения для бизнес-аналитики с мгновенным доступом к ключевой информации. Самостоятельно отслеживайте ключевые метрики, следите за ними. Так вы вовремя сможете дать поручение команде углубиться в данные и найти источник проблемы.
  • Привлекайте к работе нужных людей. Понимание информационных потребностей сотрудников поможет компании улучшить свою работу. Знаете интересы сторон – знаете, какие данные необходимо сообщить. Так каждый занимается своим делом и не забивает голову ненужной информацией, что положительно влияет на производительность.
  • Визуализируйте данные. Так их легче и быстрее анализировать, чем копаться в огромной таблице. Старшие менеджеры чаще всего тратят 80 % времени на сбор информации и только 20 % на ее анализ. Динамические отчеты сокращают время сбора данных и принятия решений, что также влияет на производительность. Плюс четкое представление информации снижает риск неправильной интерпретации данных.

DataFan – как раз такой инструмент. Регистрируйтесь, внедряйте динамическую отчетность и делайте свой бизнес более приспособленным к изменениям.