Регулярная картина: начало или конец месяца, горят сроки по контент-планам и согласованиям, а тут еще и отчеты нужно делать — по каждому проекту. Знакомо? Я расскажу, как можно избавиться от рутины и сдавать отчеты за пять минут. Для этого понадобится сервис Google Data Studio.

Что такое Google Data Studio

Data Studio — это автоматизированный центр управления аналитическими данными из разных источников. Он работает так: вы подключаете к «Студии» социальные сети, Google Analytics, Google Sheets или другие источники, настраиваете отчет и отправляете его руководителю или клиенту.

Отчеты можно сделать информативными и красивыми. Сервис поддерживает тридцать видов графиков и диаграмм, текстовые блоки, встраиваемые элементы, фигуры и изображения.

Доступ к отчету можно дать двумя способами:

  • Онлайн. Копируете ссылку или добавляете почту как в Google Docs, а клиент получает доступ к статистике в реальном времени. Информация автоматически обновляется — один и тот же отчет каждый день показывает свежие данные. Сделал один раз и забыл.
  • Офлайн. Настраиваете отчет, каждый месяц его скачиваете и вручную отправляете клиенту. Такой вариант немного трудозатратнее, зато шанс, что клиент увидит «что-то не то» — например, данные за неполный месяц, — стремится к нулю.

Зачем Data Studio SMM-специалисту

Сервис экономит время: вносить данные в презентацию вручную больше не нужно, готовый отчет с актуальными данными всегда под рукой. Так выглядит процесс работы над отчетом без Google Data Studio:

Создание обычного отчета – муторный и долгий процесс

А так — когда пользуетесь «Студией»:

Создавать отчеты в Data Studio значительно проще

Как подключить соцсети и создать отчет

Зарегистрируйтесь в «Студии» и нажмите кнопку «Начать работу».

Новые пользователи Data Studio видят такой экран. В будущем его не будет

Подтвердите согласие с условиями сервиса.

Стандартный формальный процесс

И откажитесь от рассылок.

Можно, впрочем, и согласиться. Но я не стал

Data Studio получает информацию с других платформ не напрямую, а через микроприложения — коннекторы. Они отвечают за подключение аккаунта и обновление данных. Каждый аккаунт, подключенный через коннектор, будет отдельным источником данных. Вы можете сделать отчет с одним источником или сразу с несколькими — например, собрать показатели двух профилей Инстаграм и страницы в Фейсбуке.

Для подключения воспользуемся сервисом Datafan. В нем есть готовые шаблоны для отчетов по Инстаграму, ВКонтакте, Фейсбуку и Одноклассникам. У Datafan два главных плюса:

  • Без шаблона создавать отчет с нуля придется от 2 до 8 часов. Шаблон можно использовать сразу, но если нужно доработать – справитесь за полчаса-час. Можно заказать и индивидуальный шаблон — это будет стоить не меньше полутора тысяч, зато команда сервиса сразу подстроит отчет под ваши нужды.
  • Коннекторы для подключения соцсетей к Data Studio стоят денег. Для каждой платформы нужно оплачивать свой коннектор или покупать универсальное решение за пару сотен долларов в месяц. У Datafan есть бесплатный тариф с небольшими ограничениями, а платные опции все равно стоят дешевле других коннекторов из каталога «Студии».

Зарегистрируйтесь, создайте проект и выберите Data Studio на стартовой странице.

В бесплатном тарифе доступен один проект и пять наборов данных

Найдите нужный шаблон — допустим, это будет отчет по бизнес-аккаунту в Инстаграме.

Для каждой соцсети есть несколько стандартных шаблонов

Подключите аккаунт социальной сети. Будьте внимательны — если у вас включен блокировщик рекламы, он может скрыть всплывающее окно с авторизацией или не дать соцсети вас залогинить. Рекомендую на всякий случай его отключить.

Авторизация инстаграм-аккаунта работает через Фейсбук

Выберите страницу и аккаунт, назовите источник данных и подтвердите настройки.

Аккаунт должен быть связан со страницей на Фейсбуке

Некоторое время сервис будет обновлять информацию. Когда Datafan загрузит данные, нажмите «Открыть отчет Data Studio» и авторизуйте коннектор сервиса.

Datafan – коннектор, просто универсальный

Когда вы подключитесь, «Студия» покажет список доступных параметров и метрик. Делать с ним ничего не нужно, просто нажмите кнопку «Создать отчет» в правом верхнем углу.

Если что-то пошло не так, нажмите «Изменить подключение»

Готово, перед вами шаблонный отчет с данными из указанного аккаунта.

Чтобы перенастроить график, нажмите на него и поменяйте данные в правой панели

Можно использовать его в исходном виде или доработать по своему усмотрению.

Как настроить отчет

Создайте дополнительные страницы. Помните, что вы не ограничены одним холстом — отчет можно сделать многостраничным. Добавьте дополнительные страницы с помощью кнопки в левой части панели инструментов. Их можно разделить по соцсетям, периодам или типу данных — «Общие показатели», «Демография», «Продвижение».

Используйте страницы для создания комплексных отчетов

Добавьте диаграммы и графики. Нужные элементы находятся в меню «Добавить диаграмму». Управление данными — в правой панели.

В Data Studio больше тридцати видов диаграмм и графиков

Поля в диаграмму можно добавить из раскрывающегося списка или перетащить из секции «Доступные поля».

Справа – список всех полей выбранного источника данных

Сразу объясню разницу между параметрами и показателями.

  • Параметры — единицы, по которым разбиваются данные. По дням, по пользователям, по каналам.
  • Показатели — сами данные. Количество просмотров или пользователей, реакции на публикации, клики по ссылке.

Чтобы лучше запомнить, какое поле ставить в параметр, а какое — в показатель, мысленно произнесите фразу «Покажи мне … по каждому ...». Например: «Покажи мне размер аудитории по каждому городу». Первое — всегда показатель, второе — параметр. Фраза «Покажи мне города по каждой аудитории» звучит бессмысленно, так что не ошибетесь.

Настройте фильтры. Фильтры помогают исключить информацию или включить только ту, что соответствует определенным параметрам. Их можно настроить для отдельного элемента, страницы или всего отчета.

Фильтры элемента находятся в правой панели — в пункте «Фильтр».

Такой фильтр применяется только к левому графику

Добавить фильтры на страницу можно через пункт «Страница» — «Настройки текущей страницы» в верхнем меню.

Этот фильтр будет работать со всеми графиками на странице

Фильтры отчета есть в «Ресурсы» — «Настроить фильтры».

Фильтр отчета работает со всеми графиками на каждой странице

В настройках фильтра нажмите «Включить» или «Исключить», а затем выберите параметр или показатель, к которому применяется правило. Установите значения, которые должны попасть (или не попасть) в график. Значением может быть число, фраза или регулярное выражение.

Условия можно сочетать с помощью «и / или»

Измените дизайн. Расставьте заголовки страниц и названия диаграмм, добавьте цветную плашку в шапку, поместите диаграммы на цветной фон. Все это можно сделать из верхнего меню инструментами «Текст» и «Фигура». Управление графикой в Data Studio примерно похоже на работу в PowerPoint или Keynote.

В отчет также можно вставить картинки и iframe-элементы

Цвета диаграмм и подписей тоже можно менять. Нажмите на элемент и в правом меню выберите вкладку «Стиль».

Настройки дизайна графиков достаточно гибкие, чтобы сделать приличный отчет

Переключение между режимом редактирования и просмотром находится в правом верхнем углу — кнопка «Посмотреть» / «Изменить».

В режиме просмотра сетка пропадает, фон становится белым

Управляйте отчетным периодом. Вставьте на каждую страницу отчета меню «Диапазон дат» – его можно скопировать с первой страницы с шаблоном Datafan или добавить из меню. В режиме редактирования в нем можно выбрать период отображения данных по умолчанию.

Установите диапазон «Прошлый месяц» или «Прошлый квартал»

В режиме просмотра «Диапазон дат» дает возможность посмотреть информацию за нужный временной отрезок.

Отчетный период можно устанавливать и фильтрами, но это потребует дополнительных действий

Откройте доступ к отчету. Перейдите в режим просмотра и нажмите кнопку «Предоставить доступ». В выпадающем меню выберите один из вариантов:

  • Отправить приглашение через почту.
  • Автоматически отправлять отчет на почту по расписанию.
  • Открыть доступ по ссылке.
  • Скачать офлайн-версию.
Доступ по ссылке и по e-mail работают как в Google Docs

Готово. Теперь у вас есть автоматически обновляющийся отчет. Если предоставили доступ по ссылке, через почту или рассылку, можно заняться более важными вещами — в конце отчетного периода руководители и клиенты сами проверят свежие данные. Если выбрали оффлайн-доступ, придется каждый месяц скачивать обновленный отчет и вручную отправлять его клиенту.

В любом случае, теперь вы будете тратить на отчеты значительно меньше времени, чем при работе с оффлайн-презентациями. Раньше я составлял презентации по шаблону — на это уходило от трех до шести часов. После восьми часов настройки Data Studio я не трачу на создание отчетов ни секунды.

Что делать дальше

Я собрал в статье основные шаги по настройке сервиса. Их хватит, чтобы автоматизировать отчетность с нуля за один день. Попробуйте создать хотя бы один отчет по инструкции или закрепите знания на бесплатном курсе по Data Studio.

Скорее регистрируйтесь в SMMplanner и пробуйте описанное в статье!