Работа SMM-щика часто происходит на нескольких устройствах. Если постоянно перекидывать файлы с телефона на компьютер и обратно, то можно легко запутаться в версиях и самих файлах. Облачный диск позволяет структурировать работу и объединить память телефона и компьютера в «общую папку».
В этои инструкции мы расскажем, что такое Google Диск, как он устроен и чем может быть полезен в ежедневной работе.
Что такое Google Диск?
Google Диск – это облачное хранилище. Он практически ничем не отличается по принципу работы от iCloud, DropBox или Яндекс.Диска. Вы создаете аккаунт, вам выдается определенное место на виртуальном жестком диске, и теперь можно заливать любые файлы: документы, фотографии, видеоролики и даже программы.
Выделяется Google Диск на фоне остальных сервисов тем, что в нем можно работать: редактировать текстовые файлы, сканировать документы, создавать заметки, загружать и расшаривать видео и фото. Все файлы синхронизируются на подключенных устройствах: вы можете начать работу над постом с компьютера, а потом продолжить на телефоне.
Читайте также: 66 бесплатных сервисов для контента в SMM
Чем Google Диск полезен SMM-щику?
Постоянный доступ к файлам
Данные хранятся на серверах Google. Ничего не потеряется, а вы можете работать с любого устройства, главное, чтобы был доступ к интернету. Но даже если связи нет, то документы и файлы все равно можно открыть в офлайне – при появлении сети данные автоматически сохранятся в облаке.
Единая экосистема
Google Диск – это когда у вас в одном месте собраны все документы, файлы, медиа и заметки. Они доступны с любого устройства – достаточно подключить аккаунт Google на компьютере или скачать приложение на телефон.
Совместная работа
В таблицах и документах можно работать совместно: вносить правки, оставлять комментарии, загружать фотографии и иллюстрации. Пригласить пользователя просто: достаточно создать ссылку. Вы можете создавать папки и загружать архивы с изображениями для постов для согласования с клиентом или верстки дизайнером.
Стоимость
Вы можете бесплатно пользоваться всеми сервисами: создавать документы, делать таблицы, загружать файлы. Все упирается только в объем виртуального жесткого диска – при повышения лимита придется купить больше места, оформив платную подписку.
Какой объем хранилища предоставляет Google Диск?
Бесплатно – 15 гигабайт постоянной памяти. Чтобы получить больше – придется оформить подписку.
Варианты такие:
- 100 ГБ – от 139 рублей в месяц;
- 200 ГБ – от 219 рублей в месяц;
- 2 ТБ – от 699 рублей в месяц.
15 гигабайт – это немного. Память быстро забивается, особенно если вы часто работаете с файлами. Вариантов два: покупать платную подписку либо регулярно чистить диск и удалять ненужные файлы. Есть несколько хитростей, чтобы сделать условно безлимитный Google Диск.
Важно: файлы сначала перемещаются в «Корзину» и продолжают занимать место в течение 30 дней. Если хотите быстро очистить память – загляните в корзину.
Настройте преобразование документов в формат Google
Документы от Google не занимают места. Если вы часто загружаете файлы из Microsoft Office, то настройте автоматические преобразование файлов.
Зайдите в Google Диск, нажмите на шестеренку и выберите «Настройки». В разделе «Общее» поставьте галочку на пункте «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google».
Загружайте изображения в Google Фото
Включите автоматическое сжатие – алгоритмы Гугл будут уменьшать размер, слегка снижая качество. Если не критично, то так вы сможете пользоваться хранилищем изображений безлимитно.
Включить сжатие можно в настройках. Зайдите на Google Фото, нажмите на шестеренку и выберите «Сжатие файлов».
Как пользоваться Google Диском?
Пользоваться Google Диском достаточно просто – это точно такой же жесткий диск, что и у вас на компьютере или телефоне. Отличие в том, что он виртуальный, поэтому работа с Google Диском происходит онлайн либо при синхронизации – когда вы создаете документы на устройстве, а они потом сами загружаются на диск.
Как подключить Google Диск?
Google Диск автоматически предоставляется всем, у кого есть аккаунт в Google. Если у вы пользуетесь браузером Chrome, то найти его можно во вкладке «Сервисы» на главной странице поисковика или во вкладке слева от панели закладок. Также Google Диск доступен по прямой ссылке на странице сервиса.
Как скачать приложение Google Диск?
На телефонах с Андроидом приложения Google часто предустановлены, поэтому скачивать ничего не нужно – поищите Диск в списке приложений. Если не нашли или у вас айфон, то вот ссылки на скачивания из официальных магазинов приложений:
Какие инструменты включены в Google Диск?
Инструментов и сервисом много. Все они доступны для работы как в браузере на телефоне или компьютере, так и в виде отдельных приложений.
Самые востребованные для SMM-щика сервисы Google Диска:
- Docs – сервис по работе с текстовыми документами: можно использовать для написания постов, сценариев и лонгридов.
- Sheets – сервис для работы с эксель-таблицами, который поддерживает огромное количество формул. Пригодится для создания отчетов.
- Slides – сервис для создания презентаций.
- Forms – простой инструмент, который поможет сделать опросник для подписчиков. Он может не только получить данные, но собрать их в красивые графики.
- Photo – хранилище фотографий. Можно загружать вручную с компьютера или автоматически с телефона, тогда все снимки с камеры отправляются в облако. Потом их можно открыть по ссылке на любом устройстве.
- Keep – онлайн-блокнот. Удобно вносить быстрые заметки и создавать списки в телефоне, а потом работать по ним на компьютере.
- Workspace Essentials – среда для коллективной работы. Группе пользователей за платную подписку предоставляется диск на 100 гигабайт, Chat для текстового общения и Meet для видеовстреч.
Все эти сервисы связаны друг с другом. Например, вы можете создать таблицу в Sheets и скопировать ее в Docs. Или сохранить изображение в Keep из Docs, чтобы потом открыть на телефоне и использовать для поста. Все файлы доступны онлайн – вы можете делиться ими с помощью ссылок и назначать роли: кому-то прислать с правами редактора, а кому-то – только на просмотр. В итоге получается рабочая среда с текстом и визуальным контентом.
Читайте также: Как SMM-щику отчитываться перед клиентом
Как загружать файлы, создавать папки и делиться документами?
Чтобы загрузить файлы в Google Диск, нажмите «Создать» и выберите, что требуется сделать: загрузить файл с устройства, создать папку или сделать новый документ, таблицу или презентацию.
Чтобы изменить цвет папки, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт. Количество папок не ограничено – все упирается в объем свободной памяти.
Чтобы поделиться ссылкой на файл, выберите пункт «Открыть доступ» в том же выпадающем меню через правую кнопку мыши. Вы можете указать емейл человека – ему придет уведомление на почту. Или создать ссылку и указать роль с помощью кнопки «Изменить». Доступно три варианта:
- «Читатель» может только смотреть;
- «Комментатор» – оставлять примечания;
- «Редактор» – полный доступ к исправлению.
Роли можно назначать для работы с таблицами, документами, презентациями в формате Google или папками с файлами.
Читайте также: Обзор сервисов для работы с текстом
Как настроить резервное копирование на Google Диске?
Google Диск умеет работать без интернета. Для этого требуется установить клиент на компьютер с системой Windows или MacOS. После установки у вас появится новая папка на компьютере – в ней можно будет создавать документы и работать с ними офлайн. Также у вас появятся отдельные приложения для работы с документами, таблицами и презентациями.
Вы можете настроить клиент так, чтобы он автоматически загружал на Диск все, что появляется в папке на компьютере. Или сделать двухстороннюю синхронизацию – когда изменения в онлайн-документах будут храниться в виде реальных файлов на компьютере. Удобная вещь, когда интернет нестабилен, – так у вас всегда будет копия на устройстве и в облаке.
Важно: вы можете выбрать папки в настройках клиента, которые можно синхронизировать. Если работаете на нескольких компьютерах, эта опция позволит вам загружать только избранные документы и файлы.
В браузере Chrome можно работать без специальной программы – на странице настроек Google Диска включите функцию «Офлайн-доступ». После этого можно работать со всеми документами в браузере без интернета. С появлением связи данные также будут синхронизированы с облачным диском.
На телефоне можно выбрать файлы для работы без интернета – нажмите на три точки справа и выберите пункт «Офлайн-доступ».
Как сделать резервное копирование телефона?
Google Диск умеет делать бэкап – сохранять список контактов, сообщения, заметки в календарях и настройки приложений телефона. Это пригодится, когда вы меняете устройство – на новый телефон будут загружены и установлены все приложения, список звонков и так далее. Доступно только на Андроиде.
Чтобы включить резервное копирование данных с телефона, зайдите в настройки приложения Google Диск и выберите соответствующий пункт. Переключите слайдер на активный режим.
Что еще умеет Google Диск?
Пара фишек, которые могут пригодиться в работе.
Сканирование документов
Мобильное приложение Google Диска умеете сканировать текст. Нажмите на кнопку с крестиком и выберите пункт «Сканировать». Сфотографируйте текст, выберите нужную область, и приложение преобразует ее в PDF-файл.
Функция полезна для обработки текстовых документов, когда вы хотите использовать момент в книге или журнале в качестве идеи для поста или сторис.
Сохранение картинок из интернета на Диск
Вы можете сохранять любые картинки из браузера с помощью расширения «Сохранить на Google Диске». После установки кликните правой кнопкой мыши по изображению и отправьте его в облако.
Редактировать текст с фото или из документа
Google Документы умеют преобразовывать PDF и фотографии в текст – вам не обязательно вручную перепечатывать с них текст. Загрузите файл на Google Диск и откройте его с помощью Документов. Изображение будет превращено в текст – редактируйте, вносите правки, дописывайте и убирайте лишнее.
Как оптимизировать работу в SMM дальше?
Google Диск заменяет практически все офисные программы и делает их доступными на любом устройстве. Следующий шаг – оптимизация публикации контента через сервис автопостинга SMMplanner, где вы сможете спланировать выход постов и сторис в 7 соцсетях.
С отчетами поможет DataFan – он умеет автоматически создавать таблицы со сводкой по аккаунту. DataFan работает на базе Google Таблиц и Google Data Studio, поэтому вы можете как вручную загружать свои документы с Google Диска, так и напрямую подключать соцсети. Создать первый отчет поможет наша инструкция «Как SMM-щику освободить 5–10 часов ежемесячно, автоматизировав отчеты».
Эти 3 инструмента не только экономят время, но и делают работу проще:
- Google Диск надежно хранит все файлы и документы в одном месте;
- SMMplanner позволяет планировать и публиковать контент в соцсетях;
- DataFan создает динамические дашборды – метрики и данные из аккаунтов доступны в онлайн-таблице, где показатели обновляются автоматически.