Когда привычный трекер перестает работать, а редакция выпускает десятки статей и рассылок — времени на паузу нет. Нужен инструмент, который без лишних заморочек заменит старый и не сломает выстроенные процессы.
Константин Рудов, главный редактор блога SMMplanner, рассказал, как редакции удалось безболезненно сменить систему управления задачами и продолжить работу без сбоев.
Содержание:
- О компании и блоге
- Как было устроено раньше — о работе редакции в Trello
- Как выбирали новый сервис
- Как мы выстроили работу в Kaiten
- Как пользовались автоматизациями и упрощали работу
- Что изменилось: команда сократилась, а Kaiten остался
О компании и блоге
SMMplanner — сервис отложенного постинга и управления контентом в соцсетях. Он помогает планировать, писать, оформлять и публиковать материалы. В нем есть инструменты для генерации контента с помощью шаблонов и нейросетей, автопостинг и аналитика.
У сервиса есть блог на сайте, где публикуются статьи о маркетинге в социальных сетях, обновлениях платформы, новостях индустрии и инфоповодах.
Как было устроено раньше — о работе редакции в Trello
Блогу сервиса уже больше 10 лет. Мы регулярно публикуем статьи, готовим email-рассылки и обучающие материалы. Я присоединился к руководству командой редакции 5 лет назад — с тех пор мы выросли со 100 тысяч читателей в месяц до 600 тысяч.
Чтобы управлять потоком производства контента, мы изначально выстроили процесс в Trello, создали канбан-доску и разбили ее на этапы:
- Формирование тем. Я выкладываю новые темы в контент-план.
- Передача в работу. Темы берет в работу выпускающий редактор, он же автор, который пишет статьи и проверяет материалы от гостевых авторов.
- Проверка редактором. На этом этапе выпускающий редактор или я проверяем гостевые статьи.
- Проверка SEO. Специалист проверяет, проработаны ли ключевые запросы, и вносит коррективы при необходимости.
- Передача дизайнеру. На этом этапе он делает обложку к статье.
- Верстка. Верстальщик собирает материалы на платформе.
- Завершение работы. Готовые статьи попадали в колонку «Готово».
Но в один момент иностранный сервис перестал работать в России и нам пришлось искать замену, чтобы продолжить работу в привычном формате и без сбоев.
Читайте также: Сервисы для видеоконференций: лучшие решения 2025 года.
Как выбирали новый сервис
Главное, что я искал в новом сервисе, — чтобы он максимально напоминал Trello. Я к нему привык, да и не хотел сталкиваться со сложностями по выстраиванию работы с нуля.
Мне были важны несколько критериев:
- простой перенос данных в новую систему;
- понятный интерфейс, чтобы не пришлось тратить время на обучение команды;
- полноценный бесплатный тариф.
Я попробовал разные сервисы с канбан-досками, но остановился на Kaiten. Он подошел идеально. Решение о выборе новой системы принимал сам — просто на утреннем созвоне сказал руководителю, что мы переехали.
Сам перенос данных прошел легко: в два клика мы импортировали доску из Trello.
В Kaiten появилась та же структура, карточки, участники, сроки и вложения — ничего не потерялось. Мы просто продолжили работу, как будто ничего и не менялось.
Еще один плюс: мы используем бесплатный тариф — он полноценный и без ограничений по количеству участников. Его хватает для работы редакции, так что мне не пришлось даже запрашивать бюджет на переход в новый сервис.
Как мы выстроили работу в Kaiten
Сам процесс остался таким же, как в Trello: та же доска, разделенная на колонки-этапы, по которым перемещаются карточки. Каждая их них — это статья, рассылка или другой контент, который проходит путь от идеи до публикации.
Карточка передвигается по колонкам:
- «Темы» — сюда я добавляю идеи для будущих материалов.
- «В работе» — здесь контент над которыми уже работают авторы.
- «На проверке» — текст сначала смотрит редактор, потом SEO-специалист.
- «Иллюстрирование» — на этом этапе подключается дизайнер, чтобы сделать обложку.
- «Верстка» — верстальщик собирает статью на сайте.
- «SMM.school» — отдельная колонка под статьи для онлайн-школы, чтобы верстальщик не путался куда добавлять материал.
- «Опубликовано» — отсюда карточки уходят в архив.
Такой формат производства контента помогает видеть, на каком этапе материал, где он завис и кто сейчас с ним работает. Все в одном окне.
Как пользовались автоматизациями и упрощали работу
Когда мы только переехали в трекер — активно пользовались автоматизациями.
Например, при добавлении карточки в колонку «В работе», появлялся чек-лист с важными задачами для автора: прописать мета*-теги, отметить участников, указать дедлайн и другие. Это помогало новичкам быстро освоиться и подстроиться под правила редакции.
Еще одна настройка — при перемещении карточки в следующую колонку в нее автоматически добавлялся ответственный сотрудник.
Также на доске у нас была отдельная колонка с полезными ссылками. В ней мы хранили редполитику и другие полезные материалы.
Позже мы убрали автоматизации и колонку со ссылками, потому что состав редакции сократился и стал постоянным. Лишние отметки и поля только создавали визуальный шум и мешали работе.
Из встроенных удобств сейчас мы используем метки в карточках: с их помощью разделяем гостевые и редакционные статьи, а также помечаем статус оплаты и другие важные детали.
Читайте также: Как работать с авторами: практическое пособие.
Что изменилось: команда сократилась, а Kaiten остался
Примерно в одно время с переходом на Kaiten изменились количество и качество выпускаемого контента. Мы стали делать 10–15 материалов в месяц вместо 20–40, оставив только самые охватные темы. При этом структура работы осталась такой же, средний лидтайм на одну карточку — около недели.
Переход на Kaiten оказался быстрым: на весь переезд и адаптацию ушел один день. Команда не потеряла ни одной задачи, не пришлось останавливать работу или перестраивать процессы. Мы просто продолжили выпускать материалы в том же ритме.
Я ценю понятные сервисы — и Kaiten оказался именно таким. Мне не нужно вникать в сложные настройки: базовых функций хватает для работы редакции.