Как контролировать все задачи и не срывать сроки, если вы с коллегами работаете в разных городах и даже странах? Как не погрязнуть в письмах, не потерять ссылку в мессенджерах и не сойти с ума? Правильно, все систематизировать. Избавить себя от отвлекающих факторов. Наладить единую систему работы. А потом выдохнуть и приступить.

Ловите подборку от перфекциониста и повышайте свою эффективность!

Планировщики задач

Google календарь

Классический и понятный сервис для планирования встреч, событий и дел. Позволяет не только назначать дату и место встречи, но и приглашать участников по электронной почте. Напоминания о событии приходят, в зависимости от настройки, по почте и в виде уведомлений.

Плюсы и минусы. Календарь доступен на любом устройстве с доступом к интернету. Есть возможность создавать несколько календарей и пользоваться ими совместно. Понимаете, к чему мы клоним? Правильно, планируйте общие встречи и события, регулируйте занятость членов команды и следите за дедлайнами чужих задач.

К очевидным плюсам также можно отнести наличие простых «напоминаний», которые будут всплывать на экране в заданное время. Или целей. Это подобие личного секретаря. Запланировав для себя, например, уроки испанского, пробежку и 33 прочитанных книги, вы больше не сможете их пропустить — календарь будет настойчиво напоминать вам о тренировке или занятии. А если вы попробуете просто отменить их, то он перенесет на свободное время в другой день. Будьте уверены, долго так переносить не получится, совесть замучает!

Мобильные версии: Play Market и App Store

Wunderlist

Этот планировщик вырос из обычного списка задач и славится своей простотой, сохранившейся от to-do листа.

Плюсы и минусы. Здесь есть проекты, папки, чек-листы и напоминания. Довольно простая и понятная иерархия, которая позволяет разграничить хобби, работу, дом, здоровье и тп. И при этом не профакапить все задачи благодаря напоминаниям и списком дел на день, который формируется автоматически, исходя из проектов. При желании списки можно редактировать совместно.

Wunderlist легко изучить. Он поможет решить простейшие задачи: отследить, что сделано, а что нет. Но…в десктопной версии нельзя просто взять и отложить задачу, для этого придется менять срок ее исполнения, устанавливать новое время уведомления, короче, совершить 1000 действий. Еще один минус — нет возможности запланировать несколько уведомлений для одной задачи и отметить сроки ее начала и завершения.

Мобильные версии: App Store

Wedo

Стандартный набор самых нужных инструментов для командной и личной работы: напоминания, повторяющиеся задачи, прикрепление файлов и изображений. И всё-таки Wedo считают сервисом, сфокусированным на личных привычках. Поэтому он отлично подойдет волкам-одиночкам.

Плюсы и минусы. Wedo хвалят за приятный интерфейс. Он позволяет формировать положительные привычки и помогает удобно совмещать как офисную жизнь, так и домашние дела, хобби и личные встречи. Здесь можно составлять to-do листы, списки покупок, задавать напоминания для оплаты счетов. А еще расшаривать необходимые задачи и таски.

Мобильные версии: Play Market и App Store

Liquidtime

Планировщик рабочих и личных задач, который связан с вашим Google Календарем, который позволяет распределять время между задачами. Планирует не просто их выполнение, а закладывает, например, 5-минутные перерывы. Разбивает большие задачи на мелкие. Считает только время, реально затраченное на проект.

Плюсы и минусы. Предназначен только для работы в браузере. Позволяет распределить свое время: втиснуть в рабочий день перерыв на чтение или общение с близкими. Дарит трезвый взгляд не на количество задач, а на количество времени. С Liquidtime вы не будете пытаться впихнуть невпихуемое в рабочий день и научитесь планировать без ущерба для дедлайнов, собственной психики и отношений с боссом, другом или родителями.

Программы для командной работы над задачами

Planfix

Этот сервис больше подходит для небольших команд, чем одиночкам, поскольку от количества людей зависит его платная/бесплатная версия. Planfix подходит для тех, кому надо настроить и контролировать бизнес-процессы компании без навыков программирования. Сервис используют как CRM, систему техподдержки, управляют с его помощью компанией или проектами, ведут учет ресурсов или занимаются финансовым планированием.

Плюсы и минусы. Можно настроить напоминания в Телеграм, совмещать рабочие площадки в разных организациях, чтобы планировать свою занятость. Назначать соисполнителей задач, аудиторов и просто ответственных. Небольшой минус: в совместных задачах, когда ты выполнишь свою часть, ты не сможешь убрать эту задачу из списка дел на день, и будешь видеть ее в своем расписании, пока кто-нибудь из участников не присвоит ей статус выполненной.

А еще в Planfix можно общаться с клиентами, работать над проектами, распределять и отслеживать заявки.

К сожалению, пока что есть только браузерная версия, которой можно пользоваться и на мобильном. Приложения нет.

Trello

Планировщик, менеджер задач, в основу которого легла парадигма для управления проектами, известная, как канбан. Это значит, что есть некая табличка и карточки с задачами, и они передвигаются по этой таблице, в зависимости от степени выполнения. Сделал свою часть — передал другому. Trello можно использовать как личный список дел или командный сервис для организации задач. Есть напоминания, теги, можно прикреплять файлы и изображения.

Плюсы и минусы. Можно по-своему организовать рабочее пространство приложения, дать возможность работать над проектом разным командам, и наблюдать, как продвигается задача. Сервис доступен со всех устройств, максимально прост и понятен.

По теме: есть статья Слюсарева Ильи про использование Trello в ежедневной работе.

Мобильные версии: Play Market и App Store

Zenkit

Это аналог Trello. В основе та же система канбана: есть карточки, есть столбцы. У каждой карточки есть название, описание, сроки и т.п. Любую из них можно свободно передвигать между столбцами.

Плюсы и минусы. В чем же отличие от Trello? В Zenkit легким движением руки столбцы с карточками превращаются в календарь с задачами. А календарь с задачами легким движением руки превращается в таблицу, где их можно отсортировать по различным характеристикам. В ближайшее время ждем от разработчиков обновления, после которого станут доступны различные отчёты, интеллект-карты и диаграммы Ганта.

Минус один, но существенный: нет версий для Android и iOs.

Bitrix24

Битрикс называют социальной сетью для работы. На самом деле это сервис с бомбическим функционалом. Здесь можно управлять задачами, проектами, документами, подключать соцсети, участвовать в чатах, совершать видеозвонки, отслеживать календарь, почту и даже взаимоотношения с клиентами. Битрикс также предоставляет услуги телефонии, учёта рабочего времени и кучу других полезностей.

Плюсы и минусы. Это полноценная CRM-система, в которой также можно вести аналитику рабочих процессов, следить за постановкой и выполнением заданий, создавать план на день, общаться с коллегами и даже ставить друг другу лайки.
Если вы начинающий стартап, вам, скорее всего, хватит функций бесплатной версии. А для самоуправления Битрикс, пожалуй, слишком мощная и сложная вещь.

Мобильные версии: Play Market и App Store

Сервисы и техники для концентрации и фокусировки

Coldturkey

Не можете побороть искушение и не проверять соцсети и почту каждые 3 минуты? Отвлекаетесь, чтобы переключать музыку, выбирать обои на рабочий стол, или страдаете прочими видами прокрастинации? Холодная индейка спешит на помощь!

Шутка. А вообще, Coldturkey — это реально классный сервис, с довольно-таки юзабельной бесплатной версией, который позволяет блокировать доступ к различным сайтам на заданное количество времени.

Tomatotimer

Суть этого таймера, как ни странно, — отвлекать вас от работы, чтобы сделать более эффективным. Он действует по принципу Pomodoro — работаешь 25 минут, делаешь перерыв на 5 минут и отходишь от компа. И так 4 раза, после которых следует перерыв 30-35 минут. Ходят слухи, что так вы меньше устаете, больше успеваете и вообще, становитесь красавчиком!

Tracking time

Великий сервис для тех, кто хочет понять, на что он тратит время. Казалось бы, работал весь день без продыху, а задач меньше не стало. Включаем трекер, отмечаем все свои туалеты/перекусы/переезды и т.п. И смотрим, сколько вы наработали за день.

Приятная новость: разработчики в курсе, что без смартфонов мы никуда, поэтому сделали приложения для Android и iOs. Доступен в бесплатной версии для 3 человек.

33:33

Известный копирайтер Юджин Шварц придумал систему, благодаря которой он стал успешным — при этом он трудился всего 3 часа в день, и так 5 дней в неделю. Как это происходило?

Каждый раз, принимаясь за работу, Юджин ставил таймер на 33 минуты 33 секунды. В этот промежуток он мог пить кофе, смотреть в окно, сидеть и ничего не делать, мог писать текст. Но он не мог встать со стула ни по какой причине и не мог делать ничего другого, кроме вышеперечисленного.

Потом Юджин устраивал 15-минутный перерыв, во время которого творил, что хотел. И снова принимался за свои 33:33, повторяя этот круг 6 раз. Можно посмеяться, а можно попробовать — Юджин Шварц был легендарным копирайтером.

Облака для хранения и обмена файлами

Расшарить видео или фото — стандартная задача для работы на удаленке. Однако все знают только классические Google Disk, Dropbox, Яндекс Диск, ОблакоMail.ru и OneDrive. Что делать, если случился апокалипсис и файлы туда не грузятся?

Fex.Net

Анонимный и почти бесплатный обмен файлами для тех, кому раз в месяц нужно перекинуть какой-то небольшой контент. Фотографам и видеооператорам придется раскошелиться за объемы.

WeTransfer

Тоже платно-бесплатная версия, которая в расширенной версии предлагает не только пересылать жирные файлы, но и оформить свою страничку, поделившись своим внутренним миром.

MEGA

Файлообменник, на котором можно хранить до 50 Гб без подписки. Это в 25 раз больше, чем у Dropbox.

Что еще держать в закладках браузера, если ты фрилансер

Сервисов для работы еще много, но не работой единой. Держите подборку сервисов для отдыха и вдохновения.

Музыка

• Mixcloud — бесплатная музыка, подкасты и DJ-сеты.
• TheParade — онлайн-проигрыватель, собравший музыку из YouTube, Soundcloud и Last.fm. Легко искать по жанрам и артистам.
• Mubert — онлайн-генератор музыки в разных электронных стилях.
• HQRadio — огромнейшая подборка радиоканалов.
• Radio Garden — FM-радиостанции всего мира, доступные в реальном времени.
• BBC Radio — все, что есть на BBC для онлайн-прослушивания.

Для настроения

• Defonic — генератор шумов.
• «Спокойное место» — почти выручай-комната из Гарри Поттера.
• Listen to the Clouds — легкий эмбиент со звуками переговоров пилотов и диспетчеров из разных аэропортов.

Тренировки

• WodCat — программы высокоинтенсивных тренировок и кроссфита.
• Muscle & Strength — программы для похудения, увеличения силы, мышечной массы и др.